Вводная задача
Компания ОСК (Обучение, Сертификация, Консалтинг) обратилась в 368.DIGITAL сразу с запросом на внедрение системы Битрикс24 и организацию бизнес-процессов на базе данного портала.
Основные потребности заказчика: упрощение работы с документацией, автоматизация бизнес-процессов по взаимодействию с поставщиками относительно оплат и формирования документов, настройка необходимых интеграций для коммуникации сотрудников с клиентами, а также внутри компании между собой и отделами.
Реализация и результаты
Смарт-процесс по документации
Самая большая сложность проекта заключалась в том, что отчет по товарам необходимо делать из каталога товаров, а в документах указывать название, цену продажи и закупочную стоимость на усмотрение заказчика. После размышлений и поисков идей, мы решили использовать смарт-процессы, которые будут подвязываться в сделке автоматически при создании сущности товара, то есть, менеджер заполняет графы: название товара, количество, цену, после чего, вся информация автоматически подгружается в договор. Благодаря этому, клиент может собирать аналитику по товарам, по поставщикам и указывать в договоре лишь то, что нужно для их клиентов.
У заказчика было очень смутное понимание, как работать с CRM, зачем и какие нужны поля, какие статусы необходимы. Мы провели подробный аудит бизнеса и всех его процессов, уделили время на изучение товара и циклов работы, чтобы определиться с порядком статусов, полей и роботов, которые должны запускаться на тех или иных статусах.
Интеграции и телефония
Безусловно, была настроена интеграция с почтой, подключены мессенджер WhatsApp и телефония. Это стандартные вещи, которые должны быть настроены у любой компании, поскольку они обеспечивают простоту и высокую скорость связи, как внутри компании между сотрудниками, так и с ее внешними пользователями: клиентами, поставщиками, партнерами.
Обучение сотрудников
Обучение сотрудников при внедрении CRM-системы или же любых доработках действующего портала - один из важнейших факторов ведения дел и работы без казусов и недопониманий. Именно поэтому, мы обучали сотрудников по видео-звонкам. Также, сотрудники управляющего звена и руководители получили рекомендации по написанию регламентов по работе с системой и проведению обучения для новых сотрудников, чтобы они могли приступить к работе, как можно быстрее.
Внутри портала, мы настроили организационную структуру компании, чтобы все сотрудники могли посмотреть, в каком отделе работает тот или иной сотрудник, а также, ознакомиться с распределением руководителей по отделам.
Помимо всего прочего, настроены права доступа к функционалу всего функционала Битрикс24. Следить за структурой компании и любыми обновлениями крайне важно, поскольку, если что-либо поменять без ведома ответственного сотрудника за Битрикс24, то определенные точечные права у других сотрудников могут пропасть. Также, каждому сотруднику было важным обеспечить доступ только к той информации, с которой он работает. Например, менеджер по продажам может видеть только свои сделки и изменять только их, а руководитель отдела продаж может видеть, как все свои, так и сделки своих подчиненных и изменять их.
Настройка бизнес-процесса "Счет на оплату" для оплаты счетов от поставщиков
Так как компания работает через поставщиков, то необходимо оплачивать счета, которые они присылают. Обычные счета нам не подходят, поэтому мы создали бизнес-процесс, который запускается ответственным менеджером, далее отправляется на проверку исполнительному директору и после - на оплату генеральному директору. В конце бизнес-процесса, генеральный директор прикрепляет чек оплаты, и документ приходит исполнительному директору.
Подготовка бизнес-процесса внутри бизнес-процесса для формирования документов. Временное решение для бухгалтерии, пока у компании отсутствует интеграция с 1С
На данный момент, у клиента отсутствует интеграция с 1С, поэтому мы нашли временное решение для бухгалтерии, чтобы они не забывали вносить договоры в 1С. В каждом бизнес-процессе по созданию документа, мы создали задание, которое приходит бухгалтерии, для того, чтобы они не забыли добавить документ в 1С.
Пока клиенты учатся работать в портале и разбираются в настройках Битрикс24, специально для сотрудников, мы сразу ввели реквизиты компании, чтобы они подгружались в договоры, и добавили две компании партнеров/поставщиков.
Тестирование настроек
Если в результате работы добавляется какой-либо новый функционал в Битрикс24, необходимо провести ряд тестов, чтобы убедиться в корректной работе настроек и отчитаться компании по результаты. Например, после того, как мы создали бизнес-процесс для формирования договора, мы провели не менее десяти тестов и отправили конечный результат нашему клиенту, чтобы все согласовать. Бывают ситуации, когда в договоре нужно что-либо поменять, что-то добавить в бизнес-процесс и т.д., поэтому очень важно вести коммуникацию с клиентом на всем пути внедрения системы или ее доработок, и выполнять не только те настройки, что запросил клиент, но и согласовывать с заказчиком каждый шаг, учитывая любые изменения. Благодаря этому, клиенты 368.DIGITAL нам полностью доверяют.
Итого:
По требованию заказчика были подготовлены воронки и поля карточек сделок и компаний. Также, был настроен бизнес-процесс и сделан дополнительный обработчик для адаптации под требования заказчика. Дополнительно ко всему, мы сделали бизнес-процесс для генерации документов и хранении их на диске.
Была настроена генерация документов через бизнес-процесс по двум типам договоров и для формирования счета или акта о выполненных работах. Все сделано на основе сделки и с минимальным количеством полей для клиента. Дополнительное пожелание состояло в том, чтобы можно было указывать любые названия товаров, цену продажи, себестоимость, кто поставщик и к товару фактическому из инфоблока каталога.
Мы решили задачу по товарам следующим образом. Мы сделали генерацию документов обычным способом, но сделали обработчик, который выполняет следующие задачи: при создании связанного смарт-процесса, который выступает в роли товара, считается на основе цены продажи и количества указанного в пользовательском поле сумма смарт-процесса, дальше - на основе всех привязанных смартов считается сумма сделки и даже, если удалить один из смарт-процессов, то сумма сделки пересчитается. Теперь мы закрыли вопрос клиента и можем создать отчет по смарт-процессам. Дополнительно ко всему, сделали через PHP нумерацию по требованию заказчика.
В результате, за короткое время, для компании ООО “ОСК” была выполнена серия работ по внедрению системы Битрикс24 и настройки необходимых бизнес-процессов, которые позволили упростить порядок формирования документации, настроить внутреннюю и внешнюю коммуникацию, облегчить процесс работы с поставщиками, тем самым, ускорив работу сотрудников и высвободив время для выполнения других, не менее важных задач.
