Что такое интранет и зачем компании корпоративный портал

Что такое интранет простыми словами

Интранет — это внутренний сайт компании, который открыт только сотрудникам. В него входят по логину и паролю, а внутри — всё, что нужно для работы: новости компании, структура и контакты коллег, регламенты и шаблоны документов, задачи, чаты, заявки в службы.

Слово образовано по аналогии с интернетом: «intra» по-латыни значит «внутри». Технически интранет устроен так же, как обычный сайт: работает на тех же веб-технологиях и открывается в браузере или мобильном приложении. Разница в том, кто его видит. Интернет открыт всем, а интранет — только своим: доступ к нему ограничен внутренней сетью компании или учётными записями сотрудников, а из дома или командировки в него заходят через защищённое подключение.

Зачем он нужен, понятно по ситуации, знакомой почти любой компании. Новый сотрудник спрашивает в общем чате, где взять шаблон договора. Ему пересылают файл двухлетней давности. Заявка на пропуск уходит в личные сообщения офис-менеджеру, который в отпуске. Приказ о новом графике работы прочитали не все, потому что он утонул в переписке. Интранет собирает эти потоки в одном месте и закрепляет за каждым ответственного и порядок работы.

Интранет, экстранет и интернет: в чём разница

Три термина часто путают, хотя различие простое — кто имеет доступ.

Экстранет — это не отдельная сеть, а часть интранета, которую открыли партнёрам, подрядчикам или клиентам. Внешний участник видит только то пространство, куда его пригласили: например, проект с общими задачами и файлами. Остальной портал от него закрыт.

Интранет и корпоративный портал — это одно и то же?

На практике да. «Интранет», «интранет-портал», «корпоративный портал» и «внутрикорпоративный портал» обычно означают одно: закрытую рабочую среду сотрудников. Иногда интранетом называют всю внутреннюю сеть компании вместе с серверами и общими папками, а корпоративным порталом — её главную страницу, точку входа. Для выбора и внедрения это различие не важно.

Важнее не путать корпоративный портал с сайтом компании. Сайт работает на клиентов: рассказывает об услугах, собирает заявки, открыт поисковикам. Портал работает на команду и закрыт от посторонних. Это две разные системы с разными задачами, и одна другую не заменяет.

Зачем компании интранет

Самая заметная потеря без интранета — время на поиск. По оценке McKinsey Global Institute (отчёт The social economy, 2012), сотрудники, чья работа строится на общении и знаниях, тратят около 19% рабочей недели на поиск и сбор информации. Исследованию больше десяти лет, но картина знакома: ответ на простой вопрос часто знает один человек, и его приходится искать.

Интранет решает несколько задач сразу:

• Единая точка входа. Новости, документы, контакты, сервисы — по одному адресу, а не в десяти чатах и папках.
• Актуальные документы. Регламент существует в одной версии, у него есть владелец, а старые копии не расходятся по почте.
• Понятная структура. Видно, кто в каком отделе, кто руководитель и к кому идти с вопросом.
• Заявки с маршрутом. Запрос в IT, бухгалтерию или кадры идёт по заданному пути, у него есть ответственный, срок и статус.
• Быстрая адаптация. Новичок проходит план первых дней по готовым материалам, а не по памяти наставника.
• Знания остаются в компании. Когда сотрудник уходит, его инструкции и переписка по задачам остаются в портале.
• Объявления доходят до всех. Важное сообщение не тонет в переписке, как в общем чате.

Плюсы и минусы интранета

У портала есть цена, и её стоит видеть до старта.

Последний минус — главный риск: «мёртвый портал», куда заходят только по приказу. Как его избежать, разбираем в разделе о внедрении.

Из чего состоит корпоративный портал для сотрудников

Набор разделов зависит от компании, но у рабочего портала обычно есть такой костяк. Его можно использовать как чек-лист:

• Лента новостей — объявления, поздравления, опросы. Важные сообщения закрепляются, и видно, кто их прочитал.
• Структура компании — отделы, руководители, подчинённые. От неё строятся маршруты согласований и права доступа.
• Справочник сотрудников — контакты, должность, отдел, фото. Найти коллегу можно по имени или подразделению.
• База знаний — регламенты, инструкции, ответы на типовые вопросы, разложенные по разделам.
• Документы — общий диск с шаблонами и файлами отделов, с правами на просмотр и редактирование.
• Задачи и проекты — поручения со сроками и ответственными, рабочие группы отделов.
• Чаты и видеозвонки — рабочее общение внутри портала, а не в личных мессенджерах.
• Заявки в службы — формы обращений в IT, АХО, кадры с маршрутом и статусом.
• Календарь и учёт рабочего времени — встречи, отпуска, начало и конец рабочего дня.
• Адаптация и обучение — план для новичка, курсы, тесты.
• Благодарности и опросы — признание коллег и обратная связь от сотрудников.

Запускать всё сразу не нужно. Начните с того, за чем сотрудник приходит каждый день: задачи, заявки, актуальные документы. Новости и благодарности добавьте, когда рабочая среда заработает.

Примеры корпоративного портала: как интранет выглядит в работе

Ниже — три собирательных сценария из типичных проектов: как работа устроена без портала и как меняется после его запуска.

Адаптация нового сотрудника

До. В первый день новичок получает ноутбук и ссылку на чат отдела. Инструкции ему пересылают по одной, когда он спрашивает. Через месяц выясняется, что он так и не прочитал регламент по работе с клиентами.

После. В портале у новичка план первых дней: что прочитать, с кем познакомиться, какие задачи выполнить. По чек-листу адаптации наставник и HR видят, что уже пройдено. Ответы на типовые вопросы лежат в базе знаний. Как собрать такую адаптацию — на странице HR-портала.

Заявки в IT и АХО

До. Сотрудник пишет в чат «у меня не работает принтер». Сообщение читают трое, отвечает никто. Через два дня он пишет снова, уже руководителю.

После. Заявка подаётся через форму в портале, сразу попадает к ответственному и получает статус. Сотрудник видит, что её взяли в работу, а руководитель службы — очередь и просроченные заявки.

Распределённая команда

До. У компании офис и несколько филиалов. Новости доходят до филиалов в пересказе, документы хранятся в разных местах, и никто не уверен, какая версия последняя.

После. Все работают в одном портале: новости одинаковы для всех, документы лежат в общих разделах, а у каждого филиала есть своё пространство с задачами. Сотрудники без рабочего компьютера заходят с телефона через мобильное приложение.

Признаки, что компании пора заводить интранет

Размер компании здесь вторичен: портал нужен, когда информация начинает зависеть от конкретных людей. Если вы узнаёте свою компанию в двух-трёх пунктах, пора:

• Новичок неделями выясняет, где лежат документы и к кому идти с вопросами.
• Заявки в IT, АХО и кадры теряются в чатах и личных сообщениях.
• Офисов или филиалов больше одного, и новости доходят до них в пересказе.
• Приказы и регламенты прочитали не все, и проверить это нельзя.
• Шаблоны документов существуют в нескольких версиях, и непонятно, какая последняя.
• Уход сотрудника означает потерю его инструкций и договорённостей.

Битрикс24 как интранет: облако или коробка

Команда 368 DIGITAL собирает корпоративные порталы на Битрикс24. В нём штатно есть большинство разделов из чек-листа выше: лента, структура компании, справочник сотрудников, база знаний, диск, задачи и проекты, чаты и видеозвонки, календарь, учёт рабочего времени, благодарности — часть из них только на старших тарифах. Для кадровых документов с электронной подписью есть КЭДО. Курсы и тесты для сотрудников мы ведём на платформе обучения «Улей», которую ставим вместе с порталом.

Портал на Битрикс24 бывает в двух вариантах.

Облачный Битрикс24 работает на серверах вендора. Компания платит подписку, а обновления, резервное копирование и инфраструктура остаются на стороне Битрикс24. Базы знаний есть на всех тарифах, но их число и права доступа зависят от тарифа. Общий диск с правами на папки, учёт рабочего времени и важные сообщения доступны не на всех тарифах, бизнес-процессы — с тарифа «Профессиональный». Тарифы и цены — на странице облачного Битрикс24.

Коробочная версия «1С-Битрикс24» ставится на сервер компании или у хостинг-провайдера. Для интранета есть редакции «Корпоративный портал» на 50, 100, 250 и 500 пользователей — от 159 000 ₽. Коробку выбирают, когда данные должны оставаться внутри компании, нужна глубокая доработка под свои процессы или фирменный стиль портала.

Подробно о выборе — в статье «Облако или коробка Битрикс24».

Как внедрить интранет и каких ошибок избежать

Портал нужен, чтобы перестали теряться конкретные вещи. Поэтому начинать стоит с вопроса «где у нас сейчас теряется информация», а не с выбора тем оформления.

Этапы, по которым мы ведём внедрение корпоративного портала на Битрикс24, обычно такие:

1. Диагностика. Какие подразделения выходят на портал первыми, где сейчас лежат документы, какие запросы повторяются чаще всего. Результат — список подразделений и сценариев первого этапа, схема прав и оценка сроков.
2. Карта разделов и прав. У каждого отдела своё пространство, общие регламенты и новости — для всех. Права доступа строятся от структуры компании и согласуются с IT заранее.
3. Первый этап. Два-три ежедневных сценария: например, задачи отделов, база знаний и заявки в IT. Документы переносятся с разбором: что берём, что в архив, что проще создать заново.
4. Пилот. Несколько сотрудников проходят сценарии как в жизни. Правится то, что мешает, и только потом портал открывают всей компании. Пилот удался, если сотрудники подают заявки и ищут документы в портале, а не в чате.
5. Владельцы разделов и обучение. У каждого раздела есть ответственный, который держит материалы актуальными.
6. Развитие. Новые отделы, интеграции с 1С и кадровыми системами, адаптация, опросы.

Срок зависит от числа подразделений, сценариев и интеграций, поэтому его честнее называть после диагностики — отдельно для первого этапа и для всего портала.

Ошибки при внедрении интранета повторяются от проекта к проекту:

• Начать с новостей и оформления. Если в портале нет ничего, что нужно для работы каждый день, в него перестают заходить через месяц.
• Перенести архив целиком. Тысячи устаревших файлов превращают базу знаний в свалку, где снова ничего не найти.
• Не назначить владельцев разделов. Регламенты устаревают, и сотрудники возвращаются к вопросам в чат.
• Открыть всё всем или закрыть всё от всех. Права, не продуманные заранее, приходится потом исправлять вручную, а сотрудники упираются в «нет доступа».
• Оставить параллельные каналы. Если заявки по-прежнему принимают в личных сообщениях, портал так и останется необязательным.
• Запустить без обучения. Сотрудники не знают, где что лежит, и считают портал ещё одной программой, в которой надо что-то заполнять.