Портал запустили, разослали всем ссылку, на главной висит приветствие директора. Сначала в ленте ставят лайки, а потом сотрудники снова спрашивают в общем чате, где лежит шаблон договора. Портал при этом не сломался — у людей просто нет причины в него заходить.
Главный риск — портал без повода зайти
У корпоративного портала есть понятные минусы: деньги на лицензию или подписку и настройку, обучение сотрудников, постоянное обновление разделов. Но главный риск другой — «мёртвый портал», куда заходят только по приказу. Без ежедневных сценариев его быстро забрасывают.
Ежедневный сценарий — это то, за чем сотрудник приходит каждый день: задачи, заявки в службы, актуальные документы. Если ничего из этого в портале нет, он остаётся витриной, и в него перестают заходить.
Шесть ошибок, после которых портал пустеет
Ошибки повторяются от проекта к проекту:
- Начать с новостей и оформления. Лента и красивая главная не заменяют рабочих инструментов, и интерес к ним заканчивается быстро.
- Перенести архив целиком. Тысячи устаревших файлов превращают базу знаний в свалку, где снова ничего не найти.
- Не назначить владельцев разделов. Регламенты устаревают, и сотрудники возвращаются к вопросам в чат.
- Открыть всё всем или закрыть всё от всех. Права, не продуманные заранее, потом исправляют вручную, а люди упираются в «нет доступа».
- Оставить параллельные каналы. Если заявки по-прежнему принимают в личных сообщениях, портал так и остаётся необязательным, а заявка на пропуск ждёт офис-менеджера, который в отпуске.
- Запустить без обучения. Сотрудники не знают, где что лежит, и считают портал ещё одной программой, в которой надо что-то заполнять.
Почти ни одна ошибка не про технику: портал пустеет не от нехватки функций, а потому что старые привычки удобнее. Чат под рукой, коллега ответит быстрее, чем найдётся нужный раздел, — и любой из перечисленных промахов только укрепляет эту привычку.
Что с этим делать
Каждую из этих ошибок закрывают решением до запуска, а не после: какие два-три ежедневных сценария дать первыми, как переносить документы, кто владеет разделами — об этом отдельная заметка «С чего начать корпоративный портал». Этапы от диагностики до пилота описаны на странице внедрения корпоративного портала на Битрикс24.
Портал живёт, пока в нём удобнее сделать работу, чем в чате. Из чего он состоит и как его запускать, — в статье «Что такое интранет и зачем компании корпоративный портал».