Новому порталу нужна не лента новостей, а причина заходить каждый день. Сотрудник открывает его, когда нужно подать заявку, найти регламент или поставить задачу.
Почему не стоит начинать с новостей
Если в портале нет ничего нужного для ежедневной работы, туда заходят только по приказу — так появляется «мёртвый портал», главный риск любого интранета. Поэтому первый вопрос — не «как оформить главную», а «где у нас сейчас теряется информация». Новости, опросы и благодарности полезны, но их лучше добавлять, когда рабочая среда уже заработала.
Первый этап — два-три ежедневных сценария. Вот три, с которых удобно начинать.
Три сценария первого этапа
Заявки в IT и АХО. Сотрудник пишет в общий чат «не работает принтер», сообщение читают трое, а отвечает никто, и через два дня он повторяет вопрос, уже руководителю. Через форму в портале заявка сразу попадает к ответственному и получает статус. Сотрудник видит, что её взяли в работу, а руководитель службы — очередь и просроченные заявки.
База знаний и актуальные документы. Новичок спрашивает, где шаблон договора, и получает файл двухлетней давности. В портале регламент существует в одной версии и у него есть владелец. Когда сотрудник уходит, его инструкции и переписка по задачам никуда не деваются. Документы при этом не переносят целиком: разбирают, что берут, что уходит в архив, а что проще создать заново.
Задачи отделов. Поручения со сроками и ответственными, рабочие группы отделов. За ними сотрудники приходят в портал ежедневно, и именно эта привычка удерживает остальные разделы живыми.
Как сделать, чтобы сценарии прижились
Перед общим запуском — пилот:
- несколько сотрудников проходят сценарии как в жизни;
- команда правит то, что мешает;
- портал открывают всей компании, когда заявки подают и документы ищут в нём, а не в чате.
Владельцы разделов, параллельные каналы и права доступа тоже решают судьбу портала — эти ошибки разобраны в заметке «Почему корпоративный портал быстро забрасывают».
Помогает одно правило: если документа или заявки нет в системе, их не существует. Руководитель отвечает на вопрос в чате ссылкой на нужный раздел, а не пересказом.
Портал приживается, когда с первого дня решает ежедневные задачи, а не показывает новости. Остальные разделы, примеры и типичные ошибки разобраны в статье «Что такое интранет и зачем компании корпоративный портал». Этапы запуска на Битрикс24 описаны на странице внедрения корпоративного портала.